Sedeo: Buchungssystem für Desk-Sharing und Coworking

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2012 wurde der Inkubator Startplatz in Köln gegründet. In den vergangenen Jahren ist er stetig gewachsen. Daher wurde es notwendig, das Management der flexiblen Arbeitsplätze zu optimieren. Mit Sedeo wurde ein System gefunden, um die Platzverwaltung zu vereinfachen.

Sedeo: Einfache Buchung: Verfügbare Arbeitsplätze werden im Gebäudeplan und als Foto angezeigt.

Einfache Buchung: Verfügbare Arbeitsplätze werden im Gebäudeplan und als Foto angezeigt.

Sedeo: Blick in die Eingabemaske: Ort und Zeit lassen sich festlegen.

Blick in die Eingabemaske: Ort und Zeit lassen sich festlegen.

Der Startplatz bietet als einer der größten Inkubatoren in Deutschland Start-ups in Köln und Düsseldorf Coworking, Networking, Events und Experten-Know-how. Über sein Gründerstipendium hat er sich außerdem als erfolgreicher Accelerator in der deutschen Start-up-Szene etabliert und seit 2013 über 130 Start-ups gefördert. Weil er stetig gewachsen ist, sah sich der Startplatz mit der Aufgabe konfrontiert, das Management der flexiblen Arbeitsplätze umzustrukturieren. Ziel war es, eine bessere Übersicht über die Buchungen der einzelnen Mitglieder zu bekommen, um dadurch die Belegung im Coworking-Space transparenter zu machen und die Zuverlässigkeit der Zahlungseinkünfte zu gewährleisten. So sollte ein selbstständiges Arbeitsplatzverwaltungssystem geschaffen werden, das die Zeit der Startplatz-Mitarbeiter nicht mehr unnötig in Anspruch nimmt.

Einfaches On-Boarding mit Sedeo

Die Wahl fiel auf Sedeo, das als Cloud-Software keinen aufwendigen On-Boarding-Prozess verlangt. Per Drag-and-drop konnten die einzelnen Ressourcen direkt im Etagengrundriss angelegt werden, der als grafische Oberfläche hinterlegt war. Anschließend wurden die Mitglieder über ihre E-Mail-Adresse in den Space des Startplatzes eingeladen und erhielten somit automatisch einen Sedeo-Account.

Nahtlose Integration

Damit sich das neue System unkompliziert in den bestehenden Arbeitsalltag integrieren lässt, bietet Sedeo eine Anbindung an die Kalender von Google und Outlook an. Das heißt, sowohl die Mitarbeiter von Startplatz als auch die Mitglieder des Coworking-Spaces können ihre Reservierungen in ihren persönlichen Kalendern einsehen. Durch eine intuitive Bedienoberfläche wurde sichergestellt, dass jeder im Startplatz Sedeo ohne IT-Kenntnisse bedienen kann. Ein zeitgemäßes Design und die Fokussierung auf eine starke User-Experience garantierten eine leichte Benutzbarkeit, sodass der Umstieg auf das neue System problemlos verlief.

Platzbuchung im Büro

Die Software von Sedeo ist nicht nur für Coworking-Spaces geeignet, sondern genauso gut auch für Büros, in denen Desk-Sharing praktiziert wird. In einer grafischen Übersicht zeigt Sedeo an, wo zur gewünschten Zeit Arbeitsplätze oder Meetingräume frei sind und wo sich die gesuchten Kollegen gerade aufhalten. Als Cloud-Anwendung bietet Sedeo alle Vorteile eines Software-as-a-Service-Produkts: automatische Updates, kein Wartungsaufwand und eine Lösung, die immer auf dem neuesten Stand ist.

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